Scrivere una formal letter

Siete seduti alla scrivania del vostro ufficio e il vostro capo vi ha chiesto di inviare un’e-mail in Inglese al nuovo importantissimo fornitore; una delle prove di Writing dell’esame per la certificazione First è scrivere una lettera per dare la tua opinione sull’ultima decisione presa dal town council; hai acquistato uno smartphone difettoso da uno shop online straniero e vuoi ottenere un rimborso. In breve, devi scrivere una formal letter.

Che sia per lavoro o per un esame, i dubbi sulla stesura di una lettera formale sono sono sempre gli stessi, e sono spesso amletici: come iniziare? Come concludere? Quali sono le formule di rito?

Per scongiurare scene di panico e caduta prematura di capelli, il mio consiglio è quello di memorizzare alcune delle frasi che sto per elencarvi, in modo da evitare quei piccoli errori che si fanno cercando di tradurre le forme di saluto dall’Italiano all’Inglese.

SALUTATION
I saluti iniziali

Se conosci i riferimenti del destinatario Dear Mr. Zuckerberg,
Dear Ms. Pfeiffer,
Se non conosci nome e cognome del destinario Dear Sir,
Dear Madam,
Se stai indirizzando la lettera ad un’azienda Dear Sirs,
To whom it may concern:

Ricordate di mettere sempre la virgola, con l’eccezione di To whom it may concern che richiede i due punti, e poi andate a capo.

STARTING
Come iniziare

Se scrivi per la prima volta We are writing to inform you that…
I would be interested in receiving…
I am contacting you for the following reason…
Se stai rispondendo Thank you for your letter of (date).
Thank you for contacting us.
In reply to your request,…
Se stai scrivendo dopo una telefonata o un meeting With reference to our telephone conversation yesterday…
Further to our meeting last week…
I would just like to confirm the main points we discussed on…

ENCLOSED/ATTACHED DOCUMENTS
Gli allegati

C’è una minima differenza tra enclosed e attached:
enclosed= inside an evelope, a body of text;
attached= joined/added to, outside the envelope, stapled or paperclipped to the main page.

I am enclosing…
Attached is…
Please find enclosed/attached… You will find enclosed/attached…

FUTURE CONTACT
In chiusura

Per offrire la disponibilità a dare altre informazioni If you require more information…
For further details…
Per chiedere un’opinione sull’oggetto della lettera Looking forward to hearing from you,…
Looking forward to receiving your comments,
Per richiedere una risposta celere I would appreciate a reply at your earliest convenience.
An early reply would be appreciated.

ENDING
I saluti finali

Saluti generici Sincerely,
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Se conosci il destinatario Regards,
Saluto estremamente formale Yours faithfully,
Saluto meno formale Best wishes,
All the best,

Con un po’ di esercizio e la voglia di imparare nuovi vocaboli, la vostra formal letter potrebbe farvi ottenere una promozione, un punteggio alto all’esame o un nuovo telefono.